Die Digitalisierung und Automatisierung mehrerer Arbeitsschritte in einem Unternehmen ist in den letzten Jahren zu einem viel diskutierten Thema in Deutschland und weltweit geworden. Dabei ist ein Großteil der Unternehmen bereits auf diesen Zug aufgesprungen und haben viele ihrer Abteilungen und Bereiche digitalisiert. Vor allem auf Ebene der Gehalts- und Lohnabrechnung kollidieren die Digitalisierung sowie der Umweltschutz miteinander. Die Lösung: Papier sparen und die Abrechnung digitalisieren. Trotz zahlreicher Vorteile wurde die digitale Lohnabrechnung noch nicht flächendecken umgesetzt, da vor allem der Datenschutz viele Fragen und Unsicherheiten hervorruft. Das bedeutet, Unternehmen verzichten auf viele offensichtliche Vorteile, die sie bei der digitalen Erstellen, Zustellung und Aufbewahrung der Gehalts- und Lohnabrechnung erwarten.

Die Lohnabrechnung online: Vorteile für Arbeitnehmer

Viele Unternehmen zögern noch bei der Umstellung auf die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung, da diese nicht folgenlos ist. Vor allem Arbeitnehmer sind nicht immer begeistert, extrem private und wichtige Dokumente per E-Mail zu erhalten. Vor allem die Sorge um den Datenschutz und die Angst vor Veränderungen verursachen an dieser Stelle das Zögern unter Arbeitgebern und -nehmern. Allerdings zeigen bereits viele Unternehmen, dass die Umstellung auf die Lohnabrechnung online einige Vorteile mit sich bringt und leichter ist, als erwartet. Die wichtigsten Vorteile werden für Sie hier zusammengefasst:

1. Zeitersparnis
Wenn sich Unternehmen erst einmal an die digitale Nutzung gewöhnt haben, ist ein wichtiger Vorteil vor allem die große Zeitersparnis. Jeder Versand durch die Post kostet Zeit, während der digitale Weg nur wenige Sekunden dauert. Zudem kostet auch die digitale Erstellung einer Abrechnung weniger Zeit, da sie nicht ausgedruckt oder versendet werden müssen.

2. Platzsparend und mehr Überblick
Neben wichtiger Zeit sparen Sie vor allem auch jede Menge Platz, wenn die Lohnabrechnung digitalisiert wird. Volle Aktenschränke und Ordner gehören somit der Vergangenheit an. Dies gilt für Arbeitnehmer genauso wie für Arbeitgeber. Zudem ist es dadurch deutlich leichter, einen Überblick über alle Abrechnungen zu bekommen.

3. Weniger Müll
Vor allem der Umweltaspekt hat viele Unternehmen von der Umstellung auf die digitale Abrechnung überzeugt. Die Gehaltsabrechnungen brauchen nicht mehr ausgedruckt und versendet werden, was Papier und Müll einspart. Gerade in großen Unternehmen mit vielen Angestellten verursachen monatliche Abrechnungen eine Menge Papiermüll. Diesen können Sie so ganz einfach einsparen.

4. Weniger Kosten
Ein großer Verbrauch an Papier verursacht gleichzeitig hohe Kosten, die durch die Digitalisierung der Abrechnung reduziert werden. Auch Druck- und Portokosten werden eingespart, denn besonders Druckerpatronen lassen die Ausgaben schnell in Höhe steigen. Allerdings muss hier beachtet werden, dass digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungen andere Kosten verursachen, zum Beispiel für eine sichere Software zur Erstellung von Abrechnungen oder ein strategisches Sicherheitskonzept.

5. Datenschutz
Durch die digitale Gehaltsabrechnung spielt vor allem der Datenschutz eine ganz wichtige Rolle und wird hier noch einmal aus einer anderen Perspektive betrachtet. Damit der Datenschutz gewährleistet wird, unterliegen Arbeitgeber der Datenschutzgrundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz. Das heißt, alle Systeme müssen sicher und vertrauenswürdig sein und eine Ausfallsicherheit für die Datenverarbeitung gewährleisten.

Das heißt, Unternehmen profitieren bei der Digitalisierung von zeitlichen, technischen und kostengünstigeren Einsparungen und unterliegen zudem datenschutzrechtlichen Vorschriften.